Month: September 2018

Scanner Barcode – Mengatasi Permasalahan Dalam Mengelola Stok Persediaan Barang

Bisnis Toko Retail yang memiliki stok persediaan barang sejatinya menginginkan pengelolaan yang tepat agar tidak terjadi kerusakan, kesalahan prediksi pemesanan, atau hilangnya barang yang disimpan.

Memang dalam mengelola inventory itu susah susah gampang. Meskipun sepintas terlihat mudah, sederhananya hanya membeli, men-stok, menghitung saldo, menentukan harga pokok, menjual, dan menghitung saldo akhir, tapi sesungguhnya untuk mencapai hasil yang valid diperlukan penghitungan yang cukup detil dan teliti. Nah, Apa saja masalah yang membuat pusing mengelola stok persediaan?

  • Tidak adanya perencanaan dan proyeksi atas pengendalian persediaan. Perencanaan dan proyeksi dilakukan untuk memperkirakan waktu yang tepat untuk memesan barang sekaligus barang apa saja yang memang diperlukan. Dengan demikian, stok yang ada tidak akan pernah kosong.
  • Kurang memahami sistem persediaan. Banyak yang kurang memahami sistem dan metode ini sehingga tidak jarang terjadinya barang yang sudah kedaluwarsa, rusak, hilang, dsb. Akibatnya beban bertambah. Dampaknya terhadap kerugian.
  • Ketika sadar akan kesalahan pencatatan stok, SDMnya kurang cakap akan pembenahan.
  • Sistem pengendalian persediaan tidak ada.
  • Tidak menggunakan aplikasi penunjang stok.

Dari kelima persoalan utama tersebut, kita bisa menguraikan apa saja solusi untuk mengelolanya sebagai berikut:

  • Buatlah proyeksi persediaan agar stok tidak habis ataupun berlebih. Dengan adanya proyeksi ini kita bisa mengestimasikan jumlah minimum stok di gudang menjadi tolok ukur saat yang tepat untuk memesan barang.
  • Tentukan mana sistem persediaan yang cocok digunakan dalam bisnis Anda.
  • Jadilah tenaga profesional dengan selalu teliti dalam menghitung persediaan.
  • Perlu adanya SOP untuk membakukan kegiatan operasional dan pengendalian persediaan.
  • Gunakan software yang mengakomodasi semua kebutuhan pengendalian persediaan baik dari proyeksi, manajemen persediaan, sampai dengan kontrol stok dalam bentuk laporan dan grafik analisis.

Di bidang usaha perdagangan dan distribusi, barang dijadikan sebagai unsur utama yang diniagakan mulai dari pembelian dari pemasok, disimpan, dan kemudian dijual kepada pelanggan.

Untuk menghitung dan mencatat itu semua pastinya memerlukan sistem yang tepat berupa software stok. Dengan software, mengelola stok akan menjadi mudah. Pasalnya sistem seperti itu sudah terdapat field yang memudahkan pengguna hanya dengan menginput lalu biarkan sistem yang memprosesnya.

Biasanya software stok sudah dilengkapi dengan fasilitas pencatatan data inventory dengan informasi saldo, pajak, satuan pengukuran, dsb, form pembelian dan penjualan, form pencatatan jurnal penyesuaian, dan laporan pendukung.

Software ini tidak hanya berfungsi untuk mengelola stok, tetapi juga dapat diintegrasikan dengan bagian lain seperti bagian kasir, bagian gudang, dan lain-lain.

Dengan demikian, mengelola stok tidak akan menjadi momok bagi suatu bisnis.

Sumber : http://alit.co.id/manajemen-software-stok-barang/

Cash Register VS Mesin POS

Apa itu cash register?

Contoh Struk Cash Register

Cash Register adalah piranti elektronik yang didesain khusus untuk keperluan menghitung dan menyimpan transaksi penjualan. Cash register ini lazim nya digunakan untuk depot atau rumah makan atau gallery makanan ringan yang tidak membutuhkan stok atau fasilitas yang terdapat dalam system POS lainya seperti data custumer, data supplier, data barang, laporan penjualan item tertentu dsb. Cash Register (CR) ini cukup mudah dalam pengoperasian nya, justru karena mudahnya dioperasikan itu banyak memiliki keterbatasan yang nanti akan di perjelas dibagian berikutnya, umum nya depot atau rumah makan skala kecil tidak membutuhkan stok tetapi hanya membutuhkan pencatatan cash flow, keluar masuk uang dan laporan yang disajikan CR ini pun cukup sederhana, hanya berupa detil nominal dan item yang keluar masuk per hari nya ditambah biaya yang mungkin di keluarkan oleh kasir dari laci uang nya (misal orang minta sumbangan dsb) dan di total keseluruhan. Biasanya setiap kali kita print out laporan ini cukup membuang banyak kertas. Akan menjadi pengeluaran ekstra bagi perusahaan dikemudian hari jika transaksional usaha semakin meningkat otomatis laporan yang harus di cetak juga semakin panjang. Di beberapa tipe CR ada yang menggunakan thermal paper (seperti mesin fax). Jenis ini cukup mahal di harga kertas nya (sekitar Rp. 15.000 / roll) jadi setiap kali print laporan perlu diperhitungkan harga kertas nya..hehehe..di tipe lain CR menggunakan kertas struk biasa, CR tipe ini harga kertas nya relatif lebih murah, tetapi kita perlu perhitungkan penggunaan tinta nya yang relative boros. Meski harga tinta nya juga murah hal lain yang menjadi pertimbangan adalah waktu yang dibutuhkan setiap kali kita me refill tinta, belum lagi tanker atau tempat tampungan tinta yang kecil sehingga cepat habis, dan juga kotornya tangan kita setiap kali kita mengisi ulang CR tersebut.

Selain beberapa kelemahan yang dimiliki CR, tentunya memiliki keandalan juga yang tidak dimiliki oleh POS diantaranya adalah bebas dari virus. CR bebas dari virus itu pasti sebab CR di desain dengan system firmware atau system operasi  yang paten tidak bisa diubah sesuai keinginan kita. Misal kita ingin mendengarkan music lewat CR tentu saja hal ini tidak di ijinkan oleh CR karena system operasinya tidak mendukung hal tersebut. Disamping itu banyak lagi beberapa keunggulan CR dibandingkan dengan POS.

Apa itu mesin POS ?

Contoh Transaksi POS

POS (Point of Sales ) adalah seperangkat sistem yang terdiri dari komputer sistem operasi, hardware dan software yang didesain sesuai dengan keperluan dan dapat diintegrasikan dengan  beberapa alat pendukung agar dapat membantu mempercepat proses transaksi. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang dagang dan manufaktur pada umumnya menggunakan system POS dalam menunjang kegiatan usahanya, kenapa? Ada beberapa hal, pertama adalah customisasi antar satu usaha dagang dengan usaha dagang yang lain berbeda. Hal ini tidak bisa diakomodir oleh CR yang notabene CR tidak bisa di setting se enak system POS. Penyebab kedua adalah kebutuhan controlling terhadap stok yang cepat dan akurat, berikutnya adalah fasilitas cetak nota atau faktur yang berbeda beda, tidak selalu menggunakan ukuran kertas struk kecil. Yang berikutnya kebutuhan lain lain setiap pemilik usaha. Misalkan kebutuhan akan laporan hutang piutang dalam tempo beberapa hari atau bahkan bulan. Di system CR bisa mencatat piutang tetapi hanya dalam tempo yang tidak terlalu panjang, lebih tepatnya adalah pending pembayaran bukan hutang piutang. Hal hal ini lah yang membuat system POS menjamur di masa sekarang ini. Sistem POS ini senantiasa berkembang dari masa ke masa sebagai contoh dulu untuk menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) itu menggunakan metode Average, metode ini dianggap kurang valid atau kurang spesifik manakala perubahan harga beli barang masa sekarang berlangsung sangat cepat, maka muncul lah metode baru perhitungan HPP menggunakan system FIFO (First In First Out) dan LIFO (Last In Last Out atau dikenal juga dengan algoritma STACK (tumpukan) dan Queue (antrian) dalam implementasi programming pembuatan system POS nya. System POS ini juga bisa di integrasikan dengan alat lain seperti barcode scanner atau alat pembaca kode bar (kode berupa garis dan gambar untuk yang 2D barcode), juga dengan printer (bisa printer biasa atau pun printer khusus kasir). Juga printer barcode (PB) untukmencetak barcode dan Cash Drawer (CD) atau laci tempat menyimpan uang dan peralatan lain. System POS ini berdiri diatas pondasi system operasi yang multi guna layak nya kita menggunakan perangkat computer kita bisa memodifikasi sesuka hati kita, hal inilah yang membuat system POS lebih dilirik dibandingkan dengan CR untuk usaha menengah atas atau skala besar. Bahkan untuk yang skala internasional menerapkan system online antar cabang dan pusat, sehingga kecepatan dan kemudahan pengusaha dalam mengambil keputusan sangat bagus. Di lain kesempatan akan saya berikan penjelasan tentang beberapa system pendukung POS, diantaranya adalah system perhitungan HPP yang tepat untuk usaha kita, kemudian system pendukung keputusan SPK dari POS, dan ujung ujung nya adalah artificial intelligence (AI) untuk memudahkan pengambilan keputusan dari sebuah system POS yang sekarang berkembang.

Perbedaan Cash register dengan Mesin POS?

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa mesin POS lebih mengacu kepada penggunaan teknologi dengan mengintegrasikan hardware dan software yang dapat ditambahkan dan dapat diprogram sesuai dengan keinginan user untuk mendukung proses transaksi. Sedangkan Mesin register hanya seperangkat elektronik yg mempunyai kemampuan terbatas dalam penggunaan POS sederhana.

Keuntungan dan kerugian masing masing alat

Keuntungan Cash register :

  • Bebas Virus
  • Stabil, karena tidak ada install ulang operating sistem dan program
  • Harga beli nya cenderung lebih murah daripada perangkat POS
  • Lebih mudah digunakan untuk orang awam

Kerugian :

  • Program tidak fleksibel jadi tidak bisa mengikuti keinginan user
  • Boros kertas pada saat cetak laporan
  • Beberapa tipe cash register tidak mempunyai menu untuk mengetahui jumlah stok barang kalaupun ada harganya tidak reasonable dibanding dengan POS

Keuntungan POS :

  • Program dapat dibuat sesuai dengan kemauan user
  • Dapat diintegrasikan dengan berbagai macam hardware pendukung
  • Memiliki fasilitas yang lebih banyak daripada CR

Kerugian POS :

  • Mudah terkena virus
  • Develop dari awal mungkin perlu biaya yg lebih mahal, kecuali program yg sudah jadi.contohnya seperti program kami IPOS.
  • Kalau menggunakan software yang sudah jadi/missal akan mengalami beberapa kendala karena ketidak sesuaian program dengan kebijakan perusahaan

Satu hal yang perlu diperhatikan letak perbedaan program yg di develop atau dibangun dari awal dengan program yg siap pakai adalah di sistem programnya. Program yg dibangun dari awal dapat menyesuaikan dengan sistem yg diminta oleh user, sedangkan pada program yg siap pakai, user harus mengikuti sistem yg sudah ada pada program, analogi nya adalah jika kita ingin membangun rumah baru dan membeli rumah bekas orang lain atau rumah dari property yang desain nya kita tidak bisa memilih.

Sumber : http://alexindoerp.com/berita/cash-register-vs-mesin-pos.html

Manfaat Menggunakan Software Kasir

Seiring perkembangan teknologi, semakin memudahkan kita dalam melakukan pekerjaan. Salah satu contoh dari perkembangan teknologi terkini adalah software kasir yang dapat membantu memudahkan dalam proses perhitungan. Sebuah toko atau minimarket akan merasa kesulitan dalam mengelola barang.

Semakin berkembang toko atau minimarket akan membuat semakin banyak barang dagangan dan semakin ramai pengunjung yang datang. Bila hal itu terjadi kita tidak mungkin lagi melayani pembeli dengan manual, maka akan lebih baik jika kita menggunakan alat bantu kasir sejak awal.

 

Ada berbagai macam software kasir yang dapat kita program sesuai dengan kebutuhan toko atau minimarket, dengan menggunakan software kasir ini Anda akan mendapat banyak manfaat. Berikut merupakan 10 manfaat menggunakan software kasir :

1. Efisiensi Waktu

Penggunaan mesin kasir secara otomatis akan mengefisiensi waktu kita. Apabila berjualan secara manual tapa memiliki software kasir, Anda harus menghafal semua harga yang ada di toko Anda beserta dengan potongan untuk setiap pelanggan atau harga grosir. Hal ini akan terasa mudah jika jumlah dan jenis barang yang kita jual masih sedikit.

Namun, berbeda lagi jika barang yang Anda jual mencapai ratusan atau bahkan ribuan, hal itu akan sangat menyita waktu dan tenaga. Dengan software kasir anda tidak perlu lagi menghafal satu persatu harga barang yang ada pada toko Anda, cukup dengan memasukan daftar harga pada komputer secara otomatis harga itu akan muncul ketika anda memasukan kode barang tersebut.

2. Efisiensi Tenaga Dan Pikiran

Tak jauh berbeda dari manfaat sebelum nya, dengan bantuan mesin kasir semakin banyak waktu kosong yang anda miliki dan akan mengehat tenaga serta pikiran anda untuk melakukan pekerjaan lain. Anda tidak perlu berjalan mengelilinggi rak hanya untuk mengecek barang satu persatu, cukup dengan menuliskan kode barang tersebut Anda sudah mengetahui persediaan barang yang anda perlukan.

3. Melakukan Pencatatan Lebih Akurat

Pernahkah anda berfikir untuk mencatat total barang yang terjual dalam satu hari. Bila skala toko atau minimarket Anda masih kecil mungkin tidak masalah. Namun, bagaimana jika barang yang terjual mencapai ratusan setiap harinya. Dengan bantuan mesin kasir akan mencatat setiap barang yang masuk dan keluar dengan lebih akurat, sehingga kemungkinan kesalahan dalam laporan akan semakin kecil.

4. Dapat Melakukan Pengecekan Barang Setiap Saat

Persediaan barang merupakan elemen penting untuk menjalankan usaha toko atau minimarket Anda. Pengecekan barang secara manual akan menyita banyak waktu dan tenaga Anda. Dengan bantuan mesin kasir anda akan mengetahui persediaan tiap barang yang Anda jual hanya dengan memasukkan kode barang untuk melakukan pengecekan persediaan barang, tanpa perlu menghitung satu persatu.

5. Sebagai Analisis Bisnis

Anda dapat menganalisa dengan cepat produk yang slow moving dan fast moving. Dengan mengetahui jenis produk yang slow moving lebih awal, Anda dapat dengan cepat melakukan tindakan agar produk tersebut berubah menjadi fast moving.

6. Mengetahui Turnover Barang Dengan Tepat

Trunover merupakan jumlah persediaan barang yang mengalami pergantian beberapa kali dalam saru tahun. Perputaran persediaan barang dapat digunakan sebagai hubungan antara barang yang diperlukan pada tingkat penjualan. Dengan bantuan mesin kasir akan memudahkan Anda mengetahui turn over barang dengan cepat dan tepat.

7. Memudahkan Pembuatan Laporan Harian

Laporan harian akan membantu anda mengetahui pemasukan dan penggeluaran toko setiap harinya. Dengan bantuan mesin kasir anda dapat dengan mudah menghitung laporan harian pada usaha Anda, mesin kasir akan melaporkan seluruh barang yang keluar beserta pendapatan yang anda peroleh pada hari itu juga.

8. Dapat Mengganti Harga Barang Secara Masal Dan Cepat

Jika Anda memiliki toko dibidang sembako dan kebutuhan lainnya perubahan harga secara mendadak akan menyulitkan usaha anda. Namun, dengan bantuan mesin kasir anda akan mudah mengatur harga barang dengan cepat.

9. Memudahkan Membuat laporan laba-rugi

Anda hanya membutuhkan waktu ±15 menit untuk membuat laporan laba rugi. Dengan bantuan mesin kasir, laporan laba-rugi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

10. Sebagai Pengendali Kas

Mesin kasir dapat Anda gunakan sebagai pengendali kas di toko atau minimarket anda. Dengan bantuan mesin kasir Anda dapat mengetahui jumlah pemasukan dan pengeluaran yang terjadi setiap hari.

 

Sumber : https://www.beepos.id/blog/10-manfaat-menggunakan-software-kasir-mesin-kasir/

Scroll to top